De la elección y cambios de directorio

• Las directivas no se renuevan ni se confirman de forma automática. Siempre se definen a través de elecciones libres e informadas en la primera reunión de apoderados del año. Los integrantes anteriores pueden repostularse sin problema.
• Los cargos que conforman una directiva son:
  • Presidente/a
  • Tesorero/a
  • Secretario/a
  • Opcionalmente un curso puede definir, de acuerdo a su realidad, más cargos (como delegados) para apoyar la gestión de la directiva.

• Las directivas deben estar conformadas sólo por apoderados. Cabe recordar que los niños y niñas sólo tienen un apoderado por curso.
• Todos los apoderados pueden postular a un cargo en la directiva de un curso.
• Las directivas tienen una duración de un año (desde que son electas, hasta la primera reunión de padres y apoderados del año siguiente).
• Los directivos deben terminar su período, y no abandonar el cargo antes. En caso de fuerza mayor, se debe llamar de inmediato a elección para llenar el cargo vacante. Los reemplazantes no pueden ser designados de forma directa.

Aspectos formales

• Las funciones de cada integrante de la directiva son:
  • Presidente/a: Representar la voz del curso tanto ante el Centro de Padres como ante los distintos estamentos del colegio cuando sea necesario.
  • Tesorero/a: Llevar y presentar al curso el estado de las cuentas a lo menos una vez por semestre. Cobrar las cuotas de haberse llegado a un acuerdo entre los apoderados.
  • Secretario/a: Levantar el acta y tomar la asistencia de la reunión o asamblea de curso. Comunicar al curso toda la información entregada por el colegio o por el CPA que sea relevante para los apoderados.

• La directiva representa a los apoderados del curso (la asamblea de curso), por lo que debe velar por los intereses expresados por ella, aún cuando estas opiniones puedan ser distinta a las opiniones propias de la directiva.
• La directiva debe tratar de no tomar partido en las polémicas entre apoderados, manteniéndose como un ente mediador.

Aspectos comunicacionales

• La directiva es la responsable de traspasar la información desde el curso hacia el CPA y viceversa.
• La directiva debe promover que sus representados participen en las actividades del colegio.
• La directiva debe traspasar las informaciones oficiales y/o conclusiones, y no el contenido de los debates. Esto, porque el exceso de información puede provocar confusiones en lugar de aclarar los temas.
• La directiva será la encargada de organizar y administrar los grupos de whatsapp de cada curso, promoviendo el buen trato entre apoderados y llegando a acuerdos en el horario de funcionamiento del mismo.

Documentación que se debe mantener

Actas de las reuniones de curso

• Deben estar disponibles a través de algún medio electrónico (correos, grupo de facebook, chat de whatssap, u otro que tengan).
• Las actas deben tener, como mínimo, la siguiente información:
  • Día que se realizó la reunión.
  • Lista de asistentes
  • Temas tratados (como enunciado, de una sola línea).
  • Acuerdos tomados (breve).
• El acta no es un lugar donde se explayen los debates, sino un resumen de lo tratado y acordado en reunión.

Libro/cuaderno de egresos.

• Un cuaderno o libro donde se mantengan -pegadas- todas las boletas y recibos de egresos, el cual debe estar disponible para cualquier apoderado del curso que lo solicite. Adicionalmente, de preferencia, es deseable que sean digitalizados (fotos o scanner), para compartirlos en la presentación semestral de cuentas al curso.

Estado de cuentas

• Es un documento en excel organizado en hojas, de la siguiente forma:
  • Cuotas: Tiene el listado de apoderados o niños/as, y los meses en los cuales se cobran las cuotas y aportes.
  • Egresos: Detalla los gastos con las siguientes columnas:
    • Fecha del egreso.
    • Tipo de documento (boleta, factura, recibo).
    • Número de documento (boleta, factura o recibo)
    • Monto del egreso.
    • Detalle del egreso.
  • Ingresos: detalla los ingresos con las siguientes columnas:
    • Fecha del ingreso.
    • A qué corresponde el ingreso (cuota, extra).
    • Número de recibo (del talonario de recibo).
    • Quién entrega el dinero.
  • Se sugiere mantener esta información ordenada, para poder entregarla a quien la solicite.