Bases «Fiesta de la Chilenidad»

Estimada Comunidad:

Tenemos el agrado de darles a conocer las bases para la fiesta de la chilenidad que se realizará el sábado 9 de septiembre de 2017. En la oportunidad los cursos podrán participar con stands de venta y/o juegos. Como la cantidad de stands es limitada, por temas de espacio físico, se realizará un sorteo para definir los cursos que contarán con stand.

A continuación entregamos las bases y toda la información de cómo se organizará esta actividad, cómo participar y cómo se realizarán los sorteos.

Los invitamos a participar llenando la encuesta de preferencias y a asisitir a este evento, donde podremos vernos y compartir como comunidad.

Pueden descargar las bases desde este enlace.

Pueden descargar el formulario de preferencias de stands desde este enlace.

Se recibirán las inscripciones hasta el miércoles 9 de agosto a través del correo cpa.basica@colegiosiria.cl.

El sorteo de stands se realizaré le jueves 10 de agosto.

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Bases de la FIESTA DE LA CHILENIDAD – COLEGIO REPUBLICA DE SIRIA

Este documento indica las bases legales para realizar la actividad denominada “FIESTA DE LA CHILENIDAD – COLEGIO REPUBLICA DE SIRIA”, en adelante EVENTO/ACTIVIDAD. La entidad organizadora es el Centro de Padres y Apoderados del mismo colegio, en adelante “CPA”.

• ORGANIZADOR Y FINALIDAD DEL EVENTO

Esta actividad familiar será organizada por el directorio del CPA, el cual ha dividido las tareas de la siguiente manera:

• Organizadores: Directorio del CPA
• Publicidad / Difusión: Rodrigo Jara / Claudio Navarro
• Boletería de ingreso: Vanessa Pérez
• Coordinación del evento: Camilo Martínez / Rodrigo Jara / Claudio Navarro

Este evento tiene como finalidad reunir a los cursos para disfrutar y participar de diferentes actividades durante un día, además de obtener fondos para el CPA y para los cursos que administren un stand de ventas.

• FECHA Y HORARIO DE REALIZACIÓN

Se llevará a cabo el día sábado 09 de septiembre del 2017, en las instalaciones del Colegio República de Siria sede de básica, con el siguiente horario:

• Ingreso de apoderados de cursos que participarán con stands: de 10:30 hasta 12:00 horas.
• Ingreso de público en general: desde las 12:30 horas.
• Fin del evento: 21:00 horas.

• MÓDULOS DE VENTA / STANDS

Los módulos de venta o “stands” serán 20 en total, que se desglosan de esta manera:

16 PREDEFINIDOS POR EL CPA, 1 ENTREGADO A LOS PROFESORES, 1 DEL CPA (disco peques sin valor alguno) Y 2 CON TEMA LIBRE (Éstos 2 últimos no podrán repetirse con ninguno de los que ya están predefinidos) con una cuota de inscripción por stand de $ 15.000 pesos y una garantía por limpieza de espacio y mobiliario de $15.000. Cada curso debe tener un toldo para delimitar su espacio de trabajo, el cual tiene medidas máximas de 3 metros de ancho por 3 metros de largo. Además se dividirán en dos sectores:

SECTOR A: COMIDAS Y BEBIDAS

SECTOR B: JUEGOS Y TIENDAS

PLANO REFERENCIAL

NOTA: La distribución de los puestos puede sufrir variaciones el día de la instalación por razones de seguridad o para lograr un óptimo uso de los espacios.

• MECÁNICA DE ELECCIÓN: Los stands a montar serán 16 predefinidos por el CPA y 2 con temas a elección del curso sin repetirse con los ya predefinidos por el CPA. Por lo tanto, los cursos solo pueden optar a elegir entre alguno de ellos, sin posibilidad de ofrecer productos no indicados en las bases.  El día miércoles 02 de agosto de 2017, los Stand y las bases serán dados a conocer a cada curso y el sorteo será el jueves 10 de agosto 2017 a las 19:30 en el colegio.

Procedimiento sorteo stand

1. Cada uno de los cursos inscribirá los stands en orden de prioridad (primero el que más les interesa y así sucesivamente hasta priorizar todos los puestos)
2. Cada stand será sorteado entre aquellos cursos que lo seleccionen como primera opción. Se irán eliminando los cursos a medida que obtienen un stand.
3. Los stands se sortearán en el orden asignado en el mapa de distribución adjunto al reglamento.
4. Si después de este sorteo quedaran stands disponibles se sortearán entre aquellos cursos que lo hubiesen colocado como segunda opción y que aún no tengan un stand asignado. El procedimiento se repetirá sucesivamente hasta asignar todos los stands disponibles.
5. Este procedimiento se aplica para hacer lo más transparente posible el proceso de asignación, dado que por restricciones de espacio la cantidad de stand disponibles es menor a la cantidad de cursos en el colegio.

• VENTA Y PRECIOS: Cada stand venderá productos únicos, sin competencia de otro stand, dentro del establecimiento. Así mismo, de forma independiente, determinará los precios de venta de sus respectivos productos. El dinero que gane cada stand será para el curso que lo maneje.

Nota: El stand que venda productos NO asignados y que compitan con los de otro stand asignado deberá retirar dichos productos, de persistir se solicitara el cierre del stand.

• ARRIENDO TOLDOS: El CPA dispone de 12 toldos en buen estado, que pueden ser arrendados por cada curso si así lo desea. El valor del arriendo es de $ 3.000 pesos por el día del evento, y debe ser devuelto en las mismas condiciones que fueron recibidos.

• GARANTÍA: Cada curso deberá pagar al CPA el valor de $15.000, por concepto de garantía por limpieza de espacio y mobiliario. Ésta será devuelta íntegramente al curso el día de la Fonda, solo si la limpieza de espacio y mobiliario se cumple a cabalidad. Cabe destacar que, si se entrega el mobiliario prestado por CPA sin coordinación previa, la garantía no será devuelta.

• EXCEPCIONES: La única excepción es el caso de los juegos inflables, puesto que ocupan una mayor superficie y altura. Por esta razón no utilizarán toldos y estarán ubicados en el Gimnasio de Colegio.

• TEMÁTICAS: El siguiente listado indica los temas predefinidos para los stands, entre los cuales pueden elegir los cursos que desean participar:

Nota: Los stands definidos como “TEMA LIBRE” no tienen un tema o producto definido, siendo el curso que se lo asigne quien defina el tema SIN REPETIR los temas o productos ya definidos en ambos sectores (Comida y juegos)

• DECORACIÓN DEL PATIO

La decoración será con guirnaldas, globos y banderas de chile. Los colores de toda la decoración deben ser blanco, azul y rojo.

• INGRESO AL ESTABLECIMIENTO

El ingreso a esta actividad está permitido a todos los docentes, apoderados, alumnos del colegio y a cualquier persona externa, siempre cuando paguen el valor respectivo de la entrada.

• EXCEPCIONES:

1. Los alumnos de básica del colegio Siria tienen ingreso gratuito mostrando un ticket especial -creado por el CPA-, el cual será enviado a través de su libreta de comunicación una semana antes. Es responsabilidad de cada alumno conservar el ticket y mostrarlo en la portería para ingresar gratis. De lo contrario, deberá pagar su respectiva entrada.
2. Cada curso podrá designar a 3 personas para que ingresen de forma gratuita para trabajar en su stand designado.

• PRECIOS:
• Adultos: $ 1.000
• Niños: $500
• Cada stand puede ser atendido por la cantidad de apoderados que el mismo curso determine. Sin embargo, desde la cuarta persona en adelante deben pagar su respectiva entrada.

• REGISTRO PREVIO: Para evitar inconvenientes, los apoderados que entren gratis deben ser registrados ante el CPA previamente al evento, a los cuales se les entregará un ticket especial con nombre y curso. Esta inscripción debe ser realizada en primera reunión de coordinación.

• DIFUSIÓN

Se entenderá como publicidad, toda la folletería impresa necesaria para difundir la actividad, como afiches, volantes y pendones. Además, se informará a través de medios digitales como el sitio web del CPA (https://cpabasica.colegiosiria.cl/), la página de Facebook del CPA  y también por la aplicación “whatsapp” del grupo de directivas de cada curso.

• CONCURSOS Y PREMIOS;

Se premiará a los ganadores de los diversos concursos organizados por el CPA el día del evento. Los premios consisten en diversas especies y serán anunciados con anterioridad al evento.

• PREMIOS: Los premios a entregar serán dados a conocer el día del Evento.

• CONCURSOS: Estos consisten en bailes, “si se la sabe cante”, y “la mesa pide” y otros.

• CANJE DE VALES: El CPA tendrá un talonario de vales genérico, el cual tendrá un folio y timbre del CPA y los ganadores de cada concurso podrán retirar y canjear en los Stand de comida que deseen, posteriormente al finalizar el Evento cada encargado de Stand tendrá que cambiar dichos vales por dinero en efectivo con la Tesorera del CPA el mismo día de la fonda.

• COORDINACIÓN

REUNIONES: Con la finalidad de mantener una fluida comunicación con los cursos, antes de la actividad se organizará una reunión con las directivas de curso para acordar los pasos a seguir, las reglas a cumplir, así como resolver dudas o consultas que puedan tener. De esta manera el CPA espera que todos los participantes se encuentren totalmente informados, dicha reunión  será  el  día  jueves 24 de agosto  las 19:30 horas.

• RESPONSABILIDAD DEL CPA

El CPA se reserva el derecho de acortar, prorrogar, modificar o cancelar esta actividad si así lo estimase conveniente o si ocurriesen circunstancias excepcionales en lo que se impide la realización del mismo. Antes del evento, se realizará un inventario del mobiliario escolar a utilizar, debiendo ser idéntico al devuelto al terminar la actividad. También tendrá la responsabilidad de contratar los servicios necesarios para dar cumplimiento a esta actividad y de entregar el colegio tal como lo recibió.

Nota: Estas bases pueden sufrir modificaciones hasta antes de la fecha de realización del evento. Si hubiera modificaciones serán informadas oportunamente a todas las directivas de los cursos con stands asignados.